Propuesta de SIWOL para la comisión directiva de ATPRA
De la página al sistema.
Hoy la web de ATPRA informa. La propuesta es que trabaje: que el tasador se anote, pague, reciba su comprobante y su carnet, se inscriba a los cursos y quede habilitado para la asamblea, sin planillas de por medio.
El dato del socio se carga una vez y sirve en todo el sistema.
Seis piezas que hoy se miran por separado, según lo que se ve en atpra.ar.
una carga por dato
Un formulario aparte por cada capacitación, con cierre el día anterior.
Ficha única: el socio se anota una vez y se inscribe a todo con su usuario.
Un link distinto por plan, en una plataforma externa, sin estado de cuenta.
Link, débito o transferencia, con recordatorio y conciliación automática.
Las instituciones se anotan escribiendo a una casilla de correo.
Activo, Adherente, Honorario y Vitalicio, cada uno con sus reglas.
El listado de profesionales es una página que se actualiza a mano.
Solo socios al día, con los datos que cada uno elige mostrar.
No hay credencial digital ni comprobante que el socio pueda descargar.
Se emiten solos con cada pago y quedan en el celular del socio.
Para votar hay que estar al día, y no hay nada que lo calcule solo.
A la fecha de corte, el sistema sabe quién puede votar.
- Qué es ATPRA
- Asociación civil sin fines de lucro, con personería jurídica nacional
- Desde
- Septiembre de 2020, con socios de todo el país
- Red
- Miembro de la UPAV desde octubre de 2020
- Socios
- Cuatro categorías: Activo, Adherente, Honorario y Vitalicio
Todas las demos de esta página son simulaciones con datos ficticios. Se puede tocar todo: nada se guarda, nada se cobra y nada se envía.
El eje de todo
Un socio, de punta a punta
Así se ve el año de un tasador dentro del sistema. De siete pasos, la comisión interviene en uno: aprobar la solicitud. El resto lo hace el socio desde el celular o el sistema solo.
- 1Se anotaSocio
Completa la adhesión desde la web, elige su categoría y sube su título. Probalo
- 2La comisión apruebaComisión
Secretaría revisa la documentación y aprueba con un clic. Al socio le llega el mail de bienvenida y su matrícula. Probalo
- 3Paga la cuotaSocio
Elige plan mensual, trimestral o semestral y paga con link o débito. Antes de cada vencimiento recibe un aviso. Probalo
- 4Recibe el comprobanteSistema solo
Con el pago acreditado, el sistema emite el comprobante, se lo envía y lo asienta en la contabilidad. Probalo
- 5Tiene su carnetSistema solo
La credencial con QR queda en el celular y muestra si está al día. Cualquiera puede verificarla. Probalo
- 6Se inscribe a un cursoSocio
Ve la agenda con precio de socio, se anota con un clic y al terminar recibe su certificado. Probalo
- 7Vota en la asambleaSistema solo
Si está al día a la fecha de corte, queda en el padrón habilitado sin que nadie lo controle a mano. Probalo
Entrar · Adhesión
Adhesión online, por categoría
Un solo formulario que cambia según quién se anota: un tasador que se suma como Activo o una institución que entra como Adherente. La documentación se sube ahí mismo y la solicitud llega ordenada a la comisión.
| Solicitud y documentación |
|---|
Cuando entra una solicitud, secretaría recibe un aviso. Aprobar asigna la matrícula, suma al socio al padrón y le manda el mail. Todo queda registrado con quién lo aprobó.
- El aspirante ve en qué estado está su solicitud.
- La comisión aprueba o pide más datos con un clic.
- Al aprobar, el socio entra solo al padrón con su matrícula.
- Las reglas de cada categoría salen del estatuto.
Entrar · Padrón
El padrón: las planillas, pero vivas
Cada socio tiene una ficha única con su categoría, su estado de cuota, sus cursos y su historial. Las planillas que hoy se arman a mano salen solas y se exportan a Excel cuando hace falta.
| Socio | Matrícula | Categoría | Provincia | Cuota |
|---|
- Se importa el padrón actual desde la planilla que ya usan.
- Historial por socio: alta, pagos, cursos y cambios de categoría.
- Filtros por categoría, provincia y estado de cuota.
- Exportación a Excel con un clic, filtrada como se ve.
Entrar · Carnet
El carnet, en el celular
Cada socio tiene su credencial digital con nombre, matrícula, categoría y estado. El QR lo verifica cualquiera: un cliente, un colegio o un organismo. Si la cuota vence, el carnet lo muestra; cuando paga, vuelve a estar vigente solo.
- Matrícula
- Pendiente
- Categoría
- Activo
- Provincia
- Córdoba
El estado del carnet cambia con la cuota. Pagá en la demo de cobro de cuotas y volvé: lo vas a ver vigente.
- Google Wallet, Apple Wallet o un enlace con QR.
- Estado vigente verificable en el momento.
- Versión imprimible para quien la necesite.
- Se actualiza solo con cada pago, sin reimprimir nada.
Cobrar y rendir · Cuotas
Cobro de cuotas sin perseguir a nadie
El socio elige su plan y cómo pagar. El sistema le avisa antes del vencimiento, cobra, concilia y, si un pago falla, le manda un link nuevo. Tesorería mira el resultado en lugar de revisar transferencias una por una.
- Aviso por mail, 7 días antesCon el link de pago y el estado de cuenta
- Recordatorio por WhatsApp, 1 día antesSolo si todavía no pagó
- CobroLink, débito o transferencia
- Pago rechazadoAviso al socio con un link nuevo; tesorería lo ve en el tablero
- Acreditado y conciliadoComprobante, carnet al día y asiento contable
- Planes mensual, trimestral y semestral.
- Link de pago, débito recurrente o transferencia conciliada.
- Recordatorios por mail y WhatsApp antes de vencer.
- Aviso de pago rechazado con un link nuevo, sin intervención.
Cobrar y rendir · Comprobantes
Un comprobante por cada cobro, sin cargarlo
Cada pago acreditado genera su comprobante electrónico, se lo manda al socio por mail, lo deja en su área personal y lo asienta en la contabilidad. Nadie lo carga dos veces.
- 1Cobro acreditadoLlega la confirmación del medio de pago
- 2Comprobante emitidoElectrónico, con los datos fiscales de ATPRA
- 3Enviado al socioPor mail y en su área de socios
- 4Asentado en la contabilidadEn el centro de costo que corresponde
Sin emitir
- Socio
- Valeria Quiroga
- Matrícula
- Pendiente
- Concepto
- Cuota social
- Medio
- Sin pago
- Importe
- Según la cuota vigente
Documento de simulación sin validez fiscal.
A definir con el contador de ATPRA: el tipo de comprobante (factura o recibo) depende de la condición fiscal de la asociación ante ARCA. Se configura antes de emitir el primero.
Cobrar y rendir · Contabilidad
Contabilidad de asociación civil, al día
Ingresos y egresos ordenados por centro de costo: cuotas, capacitaciones, congreso. Cada cobro entra ya conciliado. Para el balance anual, el contador recibe un archivo ordenado en lugar de una caja de comprobantes.
De dónde vienen los ingresos, mes a mes
Participación de cada centro de costo en el total del mes, en %. Pasá el mouse por cada columna.
| Concepto y centro de costo | Estado |
|---|
- Libro de ingresos y egresos con rubros propios.
- Centros de costo: cuotas, capacitaciones, congreso y otros.
- Estado de cuenta e informe de morosidad por socio.
- Exportación ordenada para el balance y la asamblea.
Formar · Capacitaciones y congresos
Capacitaciones con precio de socio, sin formularios aparte
El socio ve la agenda, se anota con su usuario y el precio diferencial se aplica solo si está al día. La asistencia se toma con QR y el certificado se genera al terminar, con un código que cualquiera puede verificar.
- Precio de socio y de no socio, aplicado según la cuota.
- Cupos con lista de espera.
- QR de asistencia, presencial o virtual.
- Certificados automáticos con código verificable.
Formar · Área de socios
Un área de socios que se usa
Perfil, estado de cuenta, comprobantes, cursos, beneficios y biblioteca de normativas, en un solo lugar y desde el celular. Un asistente responde las preguntas de siempre; lo que requiere una decisión, lo confirma una persona de la comisión.
Descuento en el congreso de la red panamericana
Hoy estos códigos se reparten a mano. Acá aparecen solos cuando el socio está al día.
- Perfil y datos que el socio actualiza solo.
- Estado de cuenta y comprobantes descargables.
- Biblioteca de normativas y material de cursos.
- Asistente con IA para consultas frecuentes, con derivación a una persona.
Formar · Directorio público
Un directorio de profesionales que se actualiza solo
El listado de profesionales pasa a ser un buscador por provincia y especialidad. Aparecen solo los socios al día, y cada uno decide qué datos muestra, como pide la Ley 25.326 de protección de datos personales.
- Buscador por provincia y especialidad.
- Solo figuran socios con la cuota al día.
- Consentimiento explícito y datos que elige el socio.
- Cada ficha con el estado verificable de su matrícula.
Gobernar · Asamblea
Asamblea: el padrón habilitado se arma solo
Para votar hay que estar al día, y el sistema lo sabe. A la fecha de corte arma el padrón de habilitados, envía la convocatoria y registra la asistencia con QR. El voto online queda como segunda etapa, si el estatuto lo prevé.
Padrón a la fecha de corte
Socios con derecho a voto según el estado de su cuota.
La convocatoria sale por mail a cada socio con su QR de asistencia. El día de la asamblea, el registro de presentes y el quórum se ven en tiempo real.
El Código Civil y Comercial permite que los socios participen a distancia si el estatuto lo prevé. Antes de habilitarlo revisamos el estatuto de ATPRA con la comisión. Así se vería:
- Padrón habilitado calculado a la fecha de corte.
- Convocatoria con QR de asistencia para cada socio.
- Registro de presentes y quórum en el momento.
- Voto online en una segunda etapa, según el estatuto.
Gobernar · Comunicaciones
Cada aviso, a quien corresponde
Un aviso para los activos de Córdoba, un recordatorio para quienes tienen la cuota por vencer, el boletín para todos. El grupo se arma con dos clics y sale por mail o WhatsApp.
Gobernar · Tablero
El tablero de la comisión
Lo que se pregunta en cada reunión, a la vista: cuántos socios hay y dónde, cuántos se sumaron, cuántos están al día y cuántos renuevan. Se abre desde el celular antes de entrar.
Embudo de adhesión
Del formulario a la primera cuota, últimos 12 meses.
Socios por categoría
Cantidad de socios en cada categoría.
Socios por provincia
Una celda por jurisdicción, ubicada como en el mapa.
Cuotas cobradas en término
Porcentaje de cuotas pagadas antes del vencimiento.
Morosidad
Porcentaje de socios con cuotas vencidas impagas.
Retención
Porcentaje de socios que renuevan al vencer su plan.
Gobernar · Roles y registro
Cada uno ve lo que le toca
Presidencia, secretaría, tesorería y socios entran con su usuario y ven solo lo suyo. Todo queda registrado: quién aprobó, quién cobró, quién cambió un dato y cuándo.
| Puede | Ver | Hacer |
|---|
Antes y después
Qué deja de hacerse a mano
No prometemos horas: depende de cuántos socios y cursos tenga cada mes. Lo que sí se puede contar es qué tareas pasan de una persona al sistema.
| Tarea | Hoy | Con el sistema |
|---|---|---|
| Pasar los inscriptos de cada formulario a una planilla | A mano, curso por curso | Automático |
| Controlar quién pagó cada cuota | Revisando la plataforma de cobro | Conciliación automática |
| Mandar el comprobante de pago | No se emite desde la web | Con cada cobro |
| Avisar que la cuota vence | Depende de que alguien lo haga | Mail y WhatsApp programados |
| Armar el padrón para la asamblea | Cruzando listas | A la fecha de corte |
| Actualizar el listado de profesionales | Editando la página | Con cada alta, baja o pago |
| Repartir códigos de beneficios | Uno por uno | En el área de socios |
La comparación
Hecho para ATPRA, no adaptado
Existen plataformas de gestión de socios muy buenas, en su mayoría del exterior. Las estudiamos y tomamos lo mejor. Lo que no pueden hacer es trabajar con las reglas de una asociación civil argentina.
| Plataformas del exterior | Sistema de SIWOL para ATPRA | |
|---|---|---|
| Comprobante electrónico de ARCA | No lo emiten | Con cada cobro |
| Pesos y medios de pago locales | Pensadas en otras monedas | Mercado Pago, débito y transferencia |
| Categorías y estatuto de ATPRA | Niveles genéricos | Activo, Adherente, Honorario y Vitalicio |
| Padrón de asamblea ligado a la cuota | No es su foco | Calculado a la fecha de corte |
| Dueño de los datos | Quedan en un servicio de terceros | La asociación |
| Soporte | En otro idioma u otro huso horario | En español, desde Córdoba |
Lo que tomamos de las mejores plataformas del mercado (Wild Apricot, Joinit y otras):
Seguridad y datos
Los datos de los socios, cuidados
Un padrón de profesionales con sus documentos es información sensible. El sistema se diseña desde el principio para protegerla.
En un servidor contratado para la asociación, con conexión cifrada y copias de seguridad automáticas.
Roles para presidencia, secretaría, tesorería y socios. Cada uno accede solo a lo que necesita.
Cada aprobación, cobro y cambio de datos queda con su autor y su fecha. Nada se borra sin rastro.
Consentimiento para publicar en el directorio, acceso del socio a sus propios datos y pedido de corrección desde su perfil.
Implementación
Cómo se pone en marcha
Por etapas, para que cada parte funcione antes de sumar la siguiente. El orden se ajusta con la comisión.
- Relevamiento
Estatuto, categorías, circuito actual y condición fiscal de la asociación.
- Padrón
Importación del padrón actual, categorías y roles de la comisión.
- Adhesión y área de socios
Formulario por categoría, aprobación y acceso de cada socio.
- Cobros, comprobantes y contabilidad
Planes de cuota, medios de pago, comprobante electrónico y centros de costo.
- Carnet y directorio
Credencial con QR y buscador público con consentimiento.
- Capacitaciones y comunicaciones
Agenda con precio de socio, certificados y avisos segmentados.
- Asamblea
Padrón habilitado y asistencia; después, voto online si el estatuto lo prevé.
- El padrón actual, en la planilla que usen hoy.
- El estatuto y los requisitos de cada categoría.
- La condición fiscal ante ARCA y el contacto del contador.
- La cuenta de cobro de la asociación.
- El logo y la identidad visual.
El próximo paso
Recorrámoslo juntos con la comisión
Una reunión para ajustar el alcance a la forma de trabajar de ATPRA y definir por dónde empezar. Con eso armamos la propuesta.
Juan · Fundador de SIWOL · siwol.com.ar